برگزاری جلسات موثر و پربازده یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیران و تیم‌های کاری است. باتوجه به زمان و انرژی زیادی که صرف جلسات می‌شود، افزایش کارایی این جلسات بسیار مهم شده است. عوامل مختلفی می‌توانند در بهره‌وری جلسات نقش داشته باشند؛ از آمادگی قبل از جلسه گرفته تا پیگیری نتایج آن. در این مقاله، به بررسی هفت راهکار ساده و کاربردی می‌پردازیم که می‌تواند به شما کمک کند تا جلسات تیمی خود را بهتر برگزار کنید.

7 راهکار ساده برای افزایش کارایی جلسات تیمی در سازمان

از آماده‌سازی دقیق قبل از جلسه تا استفاده از فناوری‌های نوین، هر یک از این اقدامات می‌تواند تفاوت چشمگیری در کیفیت جلسات شما ایجاد کند. در این قسمت می‌خواهیم 7 راهکار ساده اما تاثیرگذار بر روی افزایش کارایی جلسات تیمی را بررسی کنیم.

آمادگی قبل از جلسه

آمادگی قبل از جلسه یکی از مهم‌ترین عواملی است که می‌تواند تاثیر زیادی بر روی افزایش بهره‌وری جلسات تیمی داشته باشد. بدون آمادگی کافی، جلسات ممکن است به‌راحتی به‌هدر رفتن زمان و انرژی تیم منجر شوند. تهیه‌ی دستور جلسه و جمع‌آوری اطلاعات لازم، به‌‎همراه تعیین اهداف مشخص، از جمله گام‌هایی است که می‌توانند کمک کنند تا بحث‌ها متمرکزتر و تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام شوند.

وقتی اعضای تیم قبل از جلسه از موضوعات و اهداف جلسه مطلع باشند، بهتر می‌توانند خود را آماده کنند. داشتن دستور جلسه به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد که موضوعات را پیش از جلسه مطالعه کنند و با دیدگاه‌های خود وارد بحث شوند. این امر موجب می‌شود که جلسات به‌جای پرسه زدن‌های بی‌هدف، بر روی مسائل مهم و کلیدی متمرکز شوند.

پیش از برگزاری جلسه، جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های مرتبط با موضوعات مورد بحث ضروری است. این اطلاعات می‌تواند شامل گزارش‌ها، داده‌های آماری، یا هرگونه اسناد و مدارک دیگری باشد که به تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند. این مرحله به‌خصوص در جلساتی که نیاز به تصمیم‌گیری‌های مهم دارند، بسیار مهم است.

مشارکت فعال همه اعضا؛ برای افزایش کارایی جلسات تیمی

مشارکت فعال همه اعضای تیم در بحث‌های جلسات به تقویت همکاری تیمی کمک می‌کند و همچنین به افزایش درک متقابل میان اعضا نیز می‌انجامد. این کار می‌تواند استعدادهای نهفته را آشکار کند و به ایجاد ایده‌های نوآورانه کمک کند.

برای افزایش مشارکت فعال اعضا، مدیران جلسه باید فضایی ایجاد کنند که همه اعضا، حتی افراد جدید، احساس کنند که نظرات و ایده‌هایشان ارزشمند است. این کار می‌تواند از طریق تشویق به بیان نظرات، پرسش سوالات و حتی اختصاص دادن زمان برای هر فرد در طول جلسه انجام شود. وقتی همه اعضای تیم در بحث‌ها مشارکت داشته باشند، احتمال دستیابی به راه‌حل‌های خلاقانه و جدید افزایش می‌یابد.

استفاده از فناوری‌های مناسب

استفاده از فناوری‌های مناسب مانند نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس، اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه و پلتفرم‌های همکاری می‌تواند به‌طور چشم‌گیری کارایی جلسات را افزایش دهد. این ابزارها ارتباطات را بهینه کرده و مستندسازی اطلاعات را تسهیل می‌کنند.

انتخاب ابزارهای مناسب باتوجه به نیازهای تیم بسیار مهم است. برای مثال، اگر تیم شما به‌طور منظم جلسات آنلاین برگزار می‌کند، استفاده از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس باکیفیت بالا می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند.

همچنین، استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه مانند Asana یا Trello به اعضای تیم امکان می‌دهد که وظایف خود را به‌صورت همزمان پیگیری کنند و از تغییرات فوری مطلع شوند. ابزارهایی مانند Zoom برای ویدئو کنفرانس، Slack برای ارتباطات تیمی، و Google Docs برای همکاری در اسناد، از جمله ابزارهای رایجی هستند که می‌توانند به کارایی جلسات کمک کنند.

تمرکز بر نکات کلیدی؛ در راستای افزایش کارایی جلسات تیمی

چهارمین نکته در راستای افزایش کارایی جلسات تیمی، حفظ تمرکز در طول جلسه از طریق کاهش عوامل حواس‌پرتی است. عواملی مانند خاموش کردن تلفن‌ها و جلوگیری از گفت‌وگوهای جانبی می‌توانند به افزایش تمرکز تیم کمک کنند.

یکی از روش‌های مؤثر برای جلوگیری از حواس‌پرتی، تنظیم قوانینی در ابتدای جلسه است. به‌عنوان مثال، از شرکت‌کنندگان خواسته شود که تلفن‌های خود را خاموش کنند و تنها در مواقع ضروری از آن‌ها استفاده کنند. همچنین، می‌توان با تعیین زمان‌بندی دقیق برای هر موضوع و پیروی از آن، تمرکز تیم را بر روی نکات کلیدی حفظ کرد.

مدیریت زمان در طول جلسه

تکنیک‌های مدیریت زمان مانند استفاده از تایمر برای هر بخش از جلسه یا اختصاص دادن زمان‌های کوتاه برای استراحت، می‌توانند به تمرکز بهتر تیم کمک کنند. این روش‌ها باعث می‌شوند که تیم از زمان خود به بهترین شکل استفاده کند و به نتایج مطلوب‌تری دست یابد.

ثبت و خلاصه‌برداری از جلسات

ثبت و خلاصه‌برداری از جلسات یکی از مهم‌ترین ابزارها برای افزایش کارایی جلسات تیمی است. این کار نه‌تنها کمک می‌کند تا همه اعضای تیم در جریان امور قرار گیرند، بلکه باعث می‌شود مسئولیت‌ها به‌درستی توزیع و پیگیری شوند.

روش‌های مختلفی برای ثبت و خلاصه‌برداری از جلسات وجود دارد که هرکدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. در ادامه به بررسی این روش‌ها و نحوه‌ی انتخاب مناسب‌ترین روش برای تیم شما می‌پردازیم.

• خلاصه‌نویسی کتبی:

مزایا: این روش امکان مرور سریع و ارجاع به نکات مهم را فراهم می‌کند. همچنین، تهیه‌ی خلاصه‌ی کتبی از جلسات به‌ویژه برای تیم‌هایی که در مکان‌های مختلف جغرافیایی حضور دارند، بسیار موثر است.

معایب: زمان‌بر بودن تهیه‌ی خلاصه‌ی دقیق و احتمال از دست رفتن برخی نکات مهم به‌دلیل عدم تمرکز کافی در طول جلسه، از معایب این روش محسوب می‌شود.

• ضبط ویدئویی:

مزایا: امکان مرور دقیق جلسه و مشاهده جزئیات بیانی و تصویری اعضا از مزایای این روش است. همچنین، برای تیم‌هایی که اعضای آن‌ها نتوانسته‌اند در جلسه شرکت کنند، این روش می‌تواند راهکاری مناسب برای مشاهده‌ی جلسه باشد.

معایب: حجم بالای فایل‌های ویدئویی و نیاز به زمان زیاد برای بازبینی آن‌ها از معایب این روش است. همچنین، ممکن است ضبط ویدئویی در برخی از محیط‌ها به‌دلیل مسائل حریم خصوصی یا محدودیت‌های قانونی امکان‌پذیر نباشد.

• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جلسه:

مزایا: این نرم‌افزارها امکان دسترسی آسان به یادداشت‌ها و اطلاعات ثبت‌شده را فراهم می‌کنند و قابلیت اشتراک‌گذاری فوری آن‌ها با اعضای تیم از ویژگی‌های مثبت آن‌هاست.

معایب: استفاده از این نرم‌افزارها نیازمند یادگیری و آشنایی با ابزارهای دیجیتالی است و ممکن است برای برخی افراد زمان‌بر باشد.

ارائه‌ی بازخورد و بررسی جلسات؛ برای افزایش کارایی جلسات تیمی

پس از پایان جلسه، جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان و بررسی عملکرد جلسه می‌تواند به بهبود جلسات آینده کمک کند. بازخوردهای موثر می‌توانند نشان‌دهنده‌ی نقاط قوت و ضعف جلسات باشند و به تیم کمک کنند تا جلسات خود را بهینه‌تر برگزار کنند.

بعضی از ابزارها و روش‌های جمع‌آوری بازخورد به‌شرح زیر هستند:

• نظرسنجی‌های ناشناس:

استفاده از نظرسنجی‌های ناشناس یکی از بهترین روش‌ها برای جمع‌آوری بازخوردهای صادقانه است. ابزارهایی مانند Google Forms یا SurveyMonkey به تیم‌ها این امکان را می‌دهند که نظرات و پیشنهادات خود را بدون افشای هویت خود ارائه دهند.

مزایا: این روش موجب می‌شود که افراد بدون ترس از قضاوت، نظرات واقعی خود را بیان کنند.

معایب: ممکن است برخی از بازخوردها به‌دلیل عدم شناسایی افراد، دقیق یا عملی نباشند.

• جلسات نقد و بررسی:

برگزاری جلسات نقد و بررسی پس از هر جلسه نیز می‌تواند روشی موثر برای جمع‌آوری بازخورد باشد. در این جلسات، شرکت‌کنندگان به‌صورت مستقیم نظرات خود را بیان می‌کنند و تیم می‌تواند به‌صورت تعاملی به بررسی عملکرد خود بپردازد.

مزایا: تعامل مستقیم و امکان بررسی فوری مسائل و مشکلات از مزایای این روش است.

معایب: این روش ممکن است به دلیل مواجهه‌ی مستقیم، منجر به تنش‌های فردی شود.

سخن پایانی

مدیریت صحیح می‌تواند به افزایش کارایی جلسات تیمی کمک کند. با توجه به اهمیت بالای جلسات در تصمیم‌گیری‌ها و هماهنگی‌های تیمی، به‌کارگیری راهکارهایی که در این مقاله مورد بحث قرار گرفت، می‌تواند تأثیر مثبتی بر عملکرد کلی تیم داشته باشد.

شرکت شتابدهنده دانش‌بنیان متین با هدف ارتقاء فناوری‌های نوین و بهبود کیفیت زندگی در صنعت نرم‌افزارهای تخصصی، نقش مهمی در توسعه سیستم‌های مدیریت شهری، حمل و نقل هوشمند و بازار آنلاین کالاهای FMCG در ایران ایفا می‌کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره خدمات ما، می‌توانید هم‌اکنون با کارشناسان‌مان تماس بگیرید.

منابع

sessionlab.com

teambuilding.com